Protocollo Informatico

Protocollo Open Source a norma

E-Prot è un Sistema di Protocollo Informatico e Gestione Documentale, conforme alla normativa vigente, che offre un efficace strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di una Pubblica Amministrazione sia centrale che locale.

E-Prot consente la gestione completa dell’iter di un protocollo per Aree Organizzative Omogenee ponendo le basi per il raggiungimento di obiettivi concreti e misurabili:

• adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo, introdotte dalle leggi e decreti più recenti
• passaggio da un sistema di archiviazione “cartacea” dei documenti ad un sistema elettronico, che consente l’univocità del documento e il puntuale reperimento
• possibilità di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti con diverse chiavi di ricerca, parametrizzabili rispetto alle esigenze dei vari contesti di utente
• miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia rispetto alle attività degli utenti che accedono alla banca dati/informazioni dei documenti
• maggior sicurezza del servizio, nella conservazione e nella bassa circolazione degli originali, con l’effettiva certezza del reperimento di un documento e la possibile immediata verifica della relazione con altri documenti
• possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di più utenti, superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto
• recupero di spazio e costi richiesto dall’archiviazione cartacea

Caratteristiche

• Registrazione dei documenti in ingresso, in uscita e interni
• Classificazione secondo le voci di titolario
• Segnatura: identifica univocamente il protocollo
• Fascicolazione dei documenti e utilizzo di faldoni
• Registri: registro ufficiale, di emergenze e multiregistro
• Statistiche: registro giornaliero, report statistici sullo stato delle pratiche
• Organizzazione: organigramma, profili, ruoli, uffici, gestione dello scarto (deposito)
• Anagrafica: anagrafe delle persone fisiche e giuridiche, liste di distribuzione
• Acquisizione da scanner, da email, PEC , verifica della firma digitale
• Workflow: assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, riassegnazione, rifiuto
• Ricerca in base a tutti i tipi di informazione registrati e full text all'interno del documento

Licenza

E-prot è rilasciato sotto licenza GNU GPLv2

Tecnologia

L’architettura di e-Prot è di tipo Model View Controller, basato interamente sullo stack java, utilizza Lucene come motore di ricerca interno, database Postgres o Oracle. E' indipendente dalla piattaforma.